Privacybeleid

Stichting Vluchtelingen in de Knel vindt uw privacy belangrijk. Wij verwerken persoonsgegevens en andere data zorgvuldig en in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving ter bescherming van uw privacy.

Hieronder staat wat u van ons kunt verwachten en aan welke regels wij ons houden.

Toelichting
Dit privacy beleid is van Stichting Vluchtelingen in de Knel, statutair gevestigd in Eindhoven en kantoorhoudende in (5654 NB) Eindhoven aan Hoogstraat 301B, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41094057.

Hoogstraat 301B
5654 NB Eindhoven
T 040-2569517
E info@vluchtelingenindeknel.nl
KvK: 41094057
RSIN: 810259643
IBAN: NL72RABO 0170025306

Toepassing
Dit privacy beleid is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens zowel online als offline. Het betreft de verwerking van door donateurs, relaties, vrijwilligers, medewerkers en cliënten verstrekte persoonlijke informatie, alsmede de data die wordt verkregen vanuit bezoek aan en het gebruik van de website.

Als donateur, deelnemer aan onze campagnes en acties, vrijwilliger, medewerker, cliënt of hulpvrager accepteert u dit privacy beleid en geeft u toestemming aan ons om uw gegevens te verwerken op de hieronder beschreven manieren.

Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens verstaan we informatie die herleidbaar is tot een persoon, zoals een naam of (e-mail) adres. Wij verzamelen en verwerken alleen gegevens die vrijwillig aan ons zijn verstrekt.

Gebruik van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt op grond van toestemming, wettelijke verplichtingen (bv. financiële wetgeving) en om onze werkzaamheden uit te voeren.

Persoonsgegevens worden bijvoorbeeld gebruikt om
• te reageren op verzoeken om informatie of advies
• intern en extern nieuwsbrieven te versturen
• te informeren over campagnes en projecten van de stichting
• te informeren over mogelijkheden tot steun aan de stichting
• donateursadministratie bij te houden
• vacatures te vervullen met nieuwe vrijwilligers & medewerkers

Door persoonsgegevens aan ons te verstrekken, geeft u toestemming voor het opslaan en verwerken van die gegevens voor deze doelen. Persoonsgegevens worden verwerkt door medewerkers en vrijwilligers van de stichting. Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens aan derden.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevens verwerking dan wel op andere gronden is vereist. Persoonsgegevens van vrijwilligers, medewerkers en cliënten worden niet langer bewaard dan vijf jaar na de beëindiging van vrijwilligers-, arbeidsovereenkomst of beëindiging van diensten aan de hulpvrager of cliënt. Sommige gegevens moeten langer bewaard worden op grond van andere wet- en regelgeving dan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), bv. Rijksbelasting, Identificatieplicht, Arbowet.

Vrijwilligers en medewerkers
Voor vrijwilligers en medewerkers van de stichting gelden naast deze privacy verklaring de privacy regels, conform de AVG, zoals omschreven in de arbeidsovereenkomst en vrijwilligersovereenkomst.

Donateurs en relaties
We houden een donateurs-, vrijwilligers- en relatie-administratie bij, waarin ook persoonsgegevens worden vastgelegd. Onder donateurs denken we aan particulieren, bedrijven, organisaties en fondsen die onze werk steunen met een eenmalig of herhaalde financiële bijdrage. Een relatie is iemand die bekend is bij de stichting, maar geen vrijwilliger of donateur is.

Voor onze missie van bewustwording en aandacht voor de situatie van uitgeprocedeerde vluchtelingen maken we gebruik van interne en externe nieuwsbrieven, de website, sociale media en gerichte acties & omroepen. We worden voornamelijk gefinancierd door giften. We verzamelen persoonsgegevens om donateurs en relaties te informeren over ons werk, de resultaten die we bereiken, om intern beleid te ontwikkelen (bv. Fondswerving) en voor onze financiële administratie. Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt via de website of aanmeldformulier wanneer u uw aanmeldt voor een van onze nieuwsbrieven, wanneer u een donatie overmaakt, of wanneer u per telefoon of email verzoekt om meer informatie over de stichting. Financiële data en gegevens met betrekking tot een transactie of donatie worden verzameld om uitvoering te geven aan de overeenkomst.

Bij het versturen van nieuwsbrieven en berichten per email maken we gebruik van Mail Chimp. U kunt hun privacy beleid op hun website https://mailchimp.com/legal/privacy/ lezen.

Cliënten en hulpvragers
Om onze diensten te kunnen uitvoeren, o.a. opvang, sociaal-juridisch begeleiding en bemiddeling bij toegang tot basisrechten en fungeren als postadres, is het noodzakelijk om persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens van hulpvragers en cliënten te verwerken. Wij delen geen informatie met derden zonder toestemming en bespreken mogelijke risico ’s van privacy-schending door derden met de cliënt of hulpvrager.

Hulpvragers en cliënten geven hun toestemming middels een aparte toestemmingsverklaring en machtiging. Ze worden geïnformeerd over hun rechten conform de AVG en zijn ten alle tijden vrij om toestemming in te trekken. Bij beëindiging van diensten aan een cliënt of hulpvrager wordt het papieren dossier teruggegeven.

Bepaalde gegevens worden bewaard: naam, geboortedatum, land van herkomst, periode ingeschreven als cliënt van de stichting, procedures ondersteund door de stichting (advocaat, datum aanvraag en uitkomst), opvangaanvragen, begeleiders, deelname in projecten (duur en doel), opvanglocaties, een interne logboek met verslag van handelingen van medewerkers en vrijwilligers van de stichting, en mogelijke opmerkingen over veiligheid m.b.t. cliënt of hulpvrager.

Deze gegevens worden gebruikt bij identificatie van (nieuwe) hulpvragers, bij het ontwikkelen van begeleidingstrajecten, voor onderzoek naar de kwaliteit van onze diensten, voor financiële administratie en om te zorgen voor de veiligheid van cliënten, vrijwilligers en medewerkers.

Video- & beeldmateriaal
De stichting gaat zorgvuldig om met foto’s en beeldmateriaal dat wordt gemaakt tijdens evenementen, trainingen en acties om de gebeurtenis vast te leggen en om sfeerimpressies te geven op onze website en/of sociale media. Daarnaast worden ze intern bewaard als bijdrage aan de vastlegging van de ontwikkelingen en geschiedenis van de stichting.

De aanwezigen en bezoekers worden vooraf en tijdens het evenement zo goed mogelijk geïnformeerd over de mogelijke beeldopname. U kunt vooraf, tijdens of na het evenement aangeven niet akkoord te zijn met het herkenbaar verschijnen in beeld, en ons verzoeken om u te verwijderen uit gepubliceerde en bewaarde materiaal.

Sociale media
De stichting is actief op verschillende sociale media-kanalen, nl. Facebook en Twitter, in beheer van onze PR en communicatie team. We gebruiken uw persoonsgegevens niet op sociale media om specifieke doelgroepen aan te maken, voor gerichte advertentiecampagnes of andere doeleinden.

Website
De stichting gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens en privacy van een ieder die de website van de stichting bezoekt, via de website, contact formulier, of Facebook pagina persoonsgegevens met de stichting deelt. We gebruiken geen programma’s voor adverteerdoeleinden (profiling, het opbouwen van gebruikersprofielen of gepersonaliseerde content). We gebruiken alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Die zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. U kunt u afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat en door alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser te verwijderen. De verbinding met de website is beveiligd met Secure Sockets Layer (SSL) technologie.

Technische beveiliging
De stichting draagt zorg voor een passende beveiliging van de systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. Er zijn fysieke, elektronische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen data-lekken, verlies of onwettige verwerking. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers en vrijwilligers die daar vanuit hun functie toe bevoegd zijn. De gegevens worden gebruikt alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden. Maatregelen zijn genomen om de interne gegevens, website en e-mail correspondentie te beschermen tegen onbevoegde toegang.
Bij het ontvangen en versturen van email maken we gebruik van Mozilla Thunderbird. U kunt hun privacy beleid op hun website https://www.mozilla.org/nl/privacy/ lezen.

Datalek
Volgens de Autoriteit persoonsgegevens is een datalek elk toegang tot of vernietiging, verlies, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie; niet alleen het vrijkomen van gegevens, maar ook onrechtmatige verwerking van gegevens, en verlies van (toegang tot) persoonsgegevens. Bij een (vermoedde) datalek geld er een meldplicht voor alle vrijwilligers en medewerkers die de verantwoordelijke CLT-lid daarover informeren. Elk melding wordt intern geregistreerd, onderzocht, besloten over maatregelen tot het beperken van schade en/of herstellen van privacy, en waar nodig vermeld bij de Autoriteit persoonsgegevens

Uw privacy rechten
U kunt gebruik maken van deze en andere rechten onder de AVG via ons contactformulier, of door ons een verzoek te sturen per post naar Hoogstraat 301B, 5654 NB Eindhoven, of een email te sturen naar info@vluchtelingenindeknel.nl.

Uw verzoek moet voorzien zijn van uw naam, adres, telefoonnummer en e-mail adres. We nemen zo spoedig mogelijk contact op met u en uw ontvangt een schriftelijk bevestiging van onze handeling en uw gegevens binnen twee weken. Sommige gegevens mogen niet verwijdert worden; denk aan de financiële gegevens van een donatie en de bewaarplicht van zeven jaar voor de belastingdienst.

Intrekking toestemming U kunt ten alle tijden uw eerder gegeven toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekken.

Recht op inzage U kunt ons per post of email verzoeken om inzage in verzamelde gegevens. Deze worden verstrekt aan u per post of per email binnen twee weken van het ontvangen van uw verzoek.

Recht op rectificatie U kunt ons verzoeken om persoonsgegevens die veranderd zijn, verkeerd door zijn gegeven of anders onjuist zijn aan te passen.

Recht op wissen van gegevens U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen van onze administratie en servers.

Klachtrecht & informatie over de AVG U kunt voor meer informatie of om een klacht in te dienen contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Contact
De stichting behoudt het recht voor wijzigingen aan te brengen in deze privacy-verklaring. Indien de stichting naar uw idee niet in overeenstemming met privacy-wetgeving handelt of u vragen of opmerkingen hebt over dit beleid, neem dan contact op via telefoon: (040) 2569517 (tijdens kantooruren) of een email aan info@vluchtelingenindeknel.nl.